Reiseangelegenheiten

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RICHTLINIEN der NATURWISSENSCHAFTLICHEN FAKULTÄT über die Gewährung von Reisekostenzuschüssen an das wissenschaftliche Universitätspersonal

Das Wichtigste in Kürze
Grundvoraussetzung für die Gewährung eines Reisekostenzuschusses ist eine aktive Teilnahme (z.B. Vortrag, Poster) an einer wissenschaftlichen Veranstaltung.
In besonders begründeten Fällen kann dem wissenschaftlichen Universitätspersonal ein Reisekostenzuschuss für die Teilnahme an wissenschaftlichen Veranstaltungen auch ohne Präsentation genehmigt werden (z.B. zu Fortbildungszwecken, umfangreichen wissenschaftlichen
Organisationstätigkeiten).
Bei Vorliegen der angeführten Voraussetzungen kann im Hinblick auf die budgetäre Bedeckbarkeit ein Reisekostenzuschuss gewährt werden. Ein Rechtsanspruch auf Gewährung eines Reisekostenzuschusses entsteht erst mit der Genehmigung durch den/die Dekan/Dekanin.

Antrag:

Vor Antritt der Reiseaktivität hat ein Antrag auf Freistellung unter Gewährung eines Reisekostenzuschusses des/der Arbeitnehmers/Arbeitnehmerin vorzuliegen. Sollte der notwendige Beginn oder das Ende der Reiseaktivität auf einen arbeitsfreien Tag (Samstag, Sonntag, Feiertag) fallen oder während eines Arbeitstages beginnen/enden, so ist aus versicherungsrechtlichen Gründen auch für diese Tage eine Freistellung zu beantragen.
Dem Antrag ist eine genaue Kostenaufstellung der zu erwartenden Kosten (Reisekosten, Kongressgebühren etc.) sowie eine Einladung/Programm bzw. bei aktiver Teilnahme die jeweilige Annahmebestätigung für die Abhaltung des Vortrages usw. beizulegen. In der Kostenaufstellung sind alle Kosten, für die ein Reisekostenzuschuss beantragt wird, anzuführen. Wenn Kosten nicht angegeben werden, können diese auch nicht berücksichtigt werden.
Die diesbezüglichen Anträge sind auf dem Dienstweg an das Personalressort zu übermitteln. Diese sind drei Wochen vor Antritt der Reiseaktivität zu stellen. Als rechtzeitig eingebracht gilt der Antrag, wenn dieser im Dekanat eingelangt ist.
Eine Reiseaktivität darf nur dann angetreten werden, wenn die dafür notwendige Genehmigung bereits vorliegt.
Eine nachträgliche Antragstellung der Freistellung und des Reisekostenzuschusses ist nicht möglich.

Jahreshöchstgrenzen:

Dem wissenschaftlichen Universitätspersonal der Fakultät steht pro Person für je 2 Jahre maximal ein Betrag in der Höhe von EUR 4.000,-- für Auslandsaktivitäten zur Verfügung.
Für Inlandsaktivitäten gibt es keine Höchstgrenze/Person/Jahr.
Es werden 100% der tatsächlichen (belegbaren) Kosten ersetzt.
Die Auszahlung eines Reisekostenzuschusses unter € 50 ist ausgeschlossen; davon ausgenommen sind Maßnahmen zur Nachwuchsförderung für einen Zeitraum bis zu sechs Jahre nach dem Abschluss des Doktoratsstudiums (Promotion).

Reisekosten:

Fahrtkosten (Bahn, öffentliche Verkehrsmittel, Taxi, Flüge - ab 300 km);
Übernachtungskosten; Kongress-, Tagungsgebühr etc.; Nebenkosten (z.B. Visakosten)
Wird ein privater PKW für die Reiseaktivität verwendet, so wird für die Abrechnung des genehmigten Reisekostenzuschusses der Gegenwert der Business Card (ÖBB) für die 2. Bahnklasse im Inland und Gegenwert der 2. Bahnklasse im Ausland herangezogen. Reisen mehr als zwei Personen mit einem privaten Personenkraftwagen, so kann die Dekanin/der Dekan ausnahmsweise das amtliche Kilometergeld genehmigen, wenn dadurch die
Kosten geringer sind, als der Gegenwert der Business Cards für alle Reisenden.
Keinesfalls wird eine pauschale Tagesgebühr als Kostenersatz zur Abgeltung des Verpflegungsmehraufwandes, sowie eine pauschale Nächtigungsgebühr gewährt.
Keinesfalls werden Kosten für Reiseschutz- und Reiserücktrittsversicherungen
übernommen.
Erhält der/die Arbeitnehmer/in von dritter Seite (z.B. Land Steiermark) eine finanzielle Unterstützung für seine/ihre Reiseaktivität, so ist diese nach Möglichkeit bereits bei der Antragstellung bekannt zu geben. Bei der Abrechnung ist die Höhe der finanziellen Unterstützung anzugeben und diese ist von den Gesamtkosten vor Berechnung des Reisekostenzuschusses in Abzug zu bringen.
Beantragen mehrere ArbeitnehmerInnen einer akademischen Einheit eine Reiseaktivität zum gleichen Zweck, so sind die Anträge zeitgleich auf dem Dienstweg an das Personalressort zu übermitteln.
Jede/r Antragsteller/in wird über die Entscheidung vom Personalressort informiert.

Abrechnung:

Der genehmigte Reisekostenzuschuss ist bei sonstigem Ausschluss (d.h. Anspruchsverlust) innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Reiseaktivität im Personalressort durch Rechnungslegung unter Anschluss der Originalbelege geltend zu machen.
Reisekostenzuschüsse werden ausnahmslos nach Beendigung der Reiseaktivität ausbezahlt (keine Auszahlung von Vorschüssen). Für die Abrechnung eines Reisekostenzuschusses sind die vom Personalressort zur
Verfügung gestellten jeweils aktuellen Formulare (Reisekostenzuschussabrechnung) zu verwenden und vollständig auszufüllen.
Der Abrechnung sind sämtliche Belege und Zahlungsnachweise im Original beizulegen.
Bei einer Abrechnung gelten folgende Höchstgrenzen pro Übernachtung: Österreich - € 105; Europa - € 160; Außereuropäische Destinationen - € 200.
In begründeten Ausnahmefällen im Zusammenhang mit einer Behinderung können diese Höchstgrenzen überschritten werden.
Die Auszahlung von personenbezogenen Reisekosten erfolgt gemeinsam mit einer der nächstfolgenden Gehaltsabrechnungen über das Gehaltskonto.

Sonderbestimmungen für Reisen aus Drittmitteln:

Reisen von Drittmittelangestellten sind aus Drittmittel zu finanzieren.
Für Reisen aus Drittmitteln (insbesondere Reisen im Zusammenhang mit der Abwicklung von Projekten) gelten obige Richtlinien, sofern nicht von dem/der Fördergeber/in abweichende Regelungen zur Anwendung kommen. Über die Gewährung des Reisekostenzuschusses entscheidet der/die Projektleiter/in.
Bei Reiseaktivitäten aus Drittmitteln ist der Antrag nach Genehmigung des
Reisekostenzuschusses durch den/die bevollmächtigte/n Projektleiter/in an das
Personalressort zu übermitteln.
Reisekostenzuschussabrechnungen sind durch den/die bevollmächtigte/n Projektleiter/in inhaltlich zu prüfen und mit seiner/ihrer Unterschrift zu bestätigen. Reisekostenzuschussabrechnungen von bevollmächtigten ProjektleiterInnen selbst sind durch den/die zuständigen Dekan/in bzw. den/die zuständige/n Vizerektor/in zu unterfertigen. Lediglich bei Reisekostenzuschussabrechnungen von bevollmächtigten ProjektleiterInnen im
Rahmen von § 26 UG-Projekten ist die Unterschrift des/der Dekans/Dekanin bzw. des/der Vizerektors/Vizerektorin nicht erforderlich. Reisekostenzuschussabrechungen für Projektreisen sind zwingend innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Reiseaktivität, jedenfalls aber vor Projektende einzureichen.

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